Hành chính văn phòng
A. Diễn tả chung:
Hành chính văn phòng bao gồm những công việc hàng ngày như quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho công ty; sắp xếp lịch làm việc, lịnh họp, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban; chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Ngoài ra, nhân viên hành chính văn phòng còn có nhiệm vụ đối ngoại cho công ty; chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vui chức năng, nhiệm vụ của mình.
B. Phẩm chất và năng lực:
• Cẩn thận, ngăn nắp, tỉ mỉ, chăm chỉ chịu khó
• Luôn đúng hẹn, tin cậy, luôn tuân thủ quy định, quy trình
• Coi trọng truyền thống
• Thích các công việc quản lý hồ sơ, giấy tờ, ghi chép sổ sách và các công việc hành chính, văn phòng khác
• Làm các công việc mang tính thủ công
• Sống đơn giản, thực tế, hướng đến sự ổn định, an nhàn
C. Ngành nghề:
• Quản trị văn phòng: Quản trị văn phòng, thư ký văn phòng, hành chính, quản lý hồ sơ, nhân viên đánh máy, biên soạn hồ sơ, nhân viên lễ tân, điện thoại viên
• Thư viện, thông tin: Thống kê, lưu trữ, thư viện, hệ thống thông tin
• Các ngành nghề liên quan: Biên dịch, phiên dịch, bán lẻ, tự kinh doanh nhỏ, các nghề thủ công mỹ nghệ, và một số vị trí công chức trong cơ quan quản lý nhà nước. (xem thêm ghi chú 2,3)
Tuvanhuongnghiep.vn
Quản trị văn phòng (Thư ký văn phòng):
Đào tạo sinh viên trở thành người Thư Ký văn phòng chuyên nghiệp có kiến thức, kỹ năng xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác của cơ quan sao cho hiệu quả. Quản lý, cung cấp thông tin cho cơ quan và lãnh đạo các cơ quan; tổ chức các hội nghị; tổ chức tiếp đón các đoàn vào; tổ chức cho đoàn ra; thành thạo, tự tin trong các tình huống giao tiếp, góp phần khẳng định vị thế của cơ quan đối với các đối tượng giao tiếp khác nhau; sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng; thành thạo các hoạt động nghiệp vụ văn phòng.
Sau khi tốt nghiệp có thể làm thư ký, trợ lý cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp; đảm nhận những chức danh khác (tổ trưởng, trưởng bộ phận Hành chính văn phòng) hoặc làm công việc có liên quan đến công tác Văn thư Lưu trữ trong các đơn vị và doanh nghiệp.
Thống kê, lưu trữ:
Đào tạo sinh viên có kiến thức và kỹ năng tổ chức quản lý, thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như: Phân loại tài liệu; chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu và thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; thống kê và công cụ tra tìm tài liệu; bảo quản tài liệu; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; lưu trữ tài liệu trong các tổ chức đoàn thể; công bố tài liệu; ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ.
Sinh viên tốt nghiệp ngành Lưu trữ học thể làm việc tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia; Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố; các phòng lưu trữ huyện, quận hoặc làm cán bộ quản lý công tác hành chính văn thư lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Thư viện, hệ thống thông tin:
Đào tạo sinh viên có trình độ chuyên môn cao về khoa học thông tin và thư viện, có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin và kỹ thuật tự động hóa trong công tác thông tin, thư viện: thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin, bảo đảm cung cấp các loại hình thông tin phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu và hỗ trợ các quá trình quyết định, lập kế hoạch ở các cấp các ngành; có khả năng tạo lập, khai thác, tổ chức và quản trị các nguồn lực thông tin dưới dạng cơ sở dữ liệu tích hợp và đặc thù; có khả năng tổ chức, điều hành và quản lý các cơ quan thông tin - thư viện.
Sau khi tốt nghiệp có thể nghiên cứu, giảng dạy ở các trường ĐH, CĐ; các trung tâm thông tin tư liệu; hoạt động chuyên môn ở các cơ quan có thiết chế hợp nhất giữa thông tin và thư viện, thư viện truyền thống, thư viện hiện đại (Thư viện điện tử), các trung tâm học liệu, các trung tâm thông tin tư liệu của các bộ, ngành, viện nghiên cứu, trường ĐH.
Các ngành nghề liên quan: Điện thoại viên, nhân viên lễ tân, bán lẻ, tự kinh doanh nhỏ, các nghề thủ công mỹ nghệ, và một số vị trí công tác trong cơ quan quản lý nhà nước.
Tuvanhuongnghiep.vn
Đã không còn thời kỳ Thư ký văn phòng chỉ cần biết đọc, biết viết, biết tính toán chút ít. Ngày nay, những người làm công tác này cần nhiều kỹ năng hơn, đảm nhiệm công việc phức tạp hơn.
Hành chính văn phòng: Có hẳn là nhàm chán?
Cả ngày ngồi văn phòng, \"vật lộn\" giữa đống giấy tờ, hồ sơ và làm công việc ngày nào cũng giống như ngày nào, sắp xếp và ghi chép. Đó là tất cả những gì người ta nghĩ về nghề hành chính văn phòng, một công việc theo ý kiến số đông là chẳng có lấy một phần trăm thú vị và hấp dẫn.
Đến giờ dắt xe ra đến cơ quan, hết giờ lại phóng xe về, cả ngày ngồi văn phòng, vật lộn giữa đống giấy tờ, hồ sơ và làm cái công việc ngày nào cũng giống như ngày nào, sắp xếp và ghi chép. Đó là tất cả những gì người ta nghĩ và phát biểu về nghề hành chính văn phòng, một công việc theo ý kiến số đông là chẳng có lấy một phần trăm thú vị và hấp dẫn. Nhưng sự thực thì công
Kỹ năng cho nhân viên văn phòng
Bạn ngán ngẩm nhìn vào bàn làm việc với những mớ tài liệu chất ngất? Rất nhiều việc cần làm ngay mà không biết nên làm việc gì trước, việc gì sau? Bạn đang mắc căn bệnh điển hình của các nhân viên văn phòng thời hiện đại. Những mẹo nhỏ và kinh nghiệm sau đây có thể là phương pháp trị liệu căn bệnh nan y đó.
Có thể bạn là một sinh viên chuyên ngành tốt nghiệp khoa thư ký giám đốc hẳn hoi, có thể bạn là một cử nhân kinh tế, cử nhân ngoại ngữ nhưng chưa có cơ hội thể hiện tài năng. Hoặc giả bạn vừa tốt nghiệp trung học nhưng Anh văn, vi tính rất cừ…
Nghề thư ký: Áp lực trở thành người hoàn hảo
Mặc dù chưa có trường đại học nào đào tạo chuyên ngành trợ lý, thư ký nhưng nhu cầu nhân sự cho ngành này cũng rất cao. Được coi là “người giúp việc” cho lãnh đạo, thư ký không chỉ là những cô gái chân dài mà còn phải hiểu biết, năng động, khéo léo trong ứng xử.
Nghề thư ký - đâu có tệ đến thế?
Bạn có tin không, ở thế kỷ 21 rồi mà phái mày râu vẫn rất cảnh giác và tỏ ra e dè khi quyết định yêu một có gái làm thư ký cho một sếp nào đó. Còn các ông bố bà mẹ thì khỏi phải nói: mất ăn, mất ngủ, luôn tưởng tượng ra những điều chẳng lành sẽ đến với các cô gái cưng của mình khi nó được tuyển làm thư ký riêng cho Sếp.
Nghề thư ký - dễ nhưng khó làm!
“Họ chính là bộ mặt thứ hai của giám đốc”, Mary Havars, giám đốc Hiệp hội tư vấn nghề nghiệp Mỹ nhận định như vậy. Thư ký ngày nay “đứng dưới một người nhưng trên rất nhiều người”, họ là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những người có liên quan.
Quản trị văn phòng - Có bị “ế”?
“Lưu trữ học văn phòng và quản trị văn phòng” giờ giống như cô gái đẹp đang kén chồng. Chúng tôi đang không sợ mình bị ế. Mặc dù, chưa thực sự nổi bật, nhưng ngành này cần thiết và đang có mặt ở tất cả đơn vị hành chính tại các cơ quan”. Phó khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - ĐH Khoa học xã hộI và nhân văn (ĐHQG Hà Nội) Nguyễn Liên Hương ví von.
Chân dung nhà quản trị văn phòng
Hiện nay, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông. Tuy không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhưng một quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng.
Ý kiến bạn đọc__________________________________________________________________________
Y tế, sức khỏe
Khoa học tự nhiên
Công nghệ thông tin và toán học
Tự nhiên và nông nghiệp
Kỹ thuật, công nghệ
An ninh, quốc phòng, thể thao
Khoa học xã hội
Quản lý, kinh doanh
Kế toán, tài chính, kinh tế
Du lịch, dịch vụ
Giáo dục và đào tạo
Tư vấn và giúp đỡ
Ngoại ngữ, viết, truyền thông
N.thuật hình ảnh, tạo hình, kiến trúc
Nghệ thuật biểu diễn
